Datenschutzerklärung der Stadt Köthen (Anhalt) mit Hinweisen zur Datenverarbeitung im Rahmen unserer Verwaltungstätigkeit

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Stadtverwaltung Köthen (Anhalt)
Marktstraße 1-3
06366 Köthen (Anhalt)
Vertreten durch die Bürgermeisterin Christina Buchheim
Telefon (03496) 425-220
E-Mail: c.buchheim@koethen-stadt.de

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten - nebenstehend

Welche Quellen und Daten werden genutzt?

Die Stadt Köthen (Anhalt) erhebt, verarbeitet und speichert die Daten, die Sie der Stadt selbst in entsprechenden Formularen, Anträgen und dergleichen zur Verfügung stellen, wenn Sie den Service der Stadt Köthen (Anhalt) nutzen. Dies umfasst auch die Herstellung von Sicherheitskopien in Backup-Systemen der Stadt. Darüber hinaus werden Daten verarbeitet, die ggf. aus einer Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder durch E-Mail-Anfragen stammen. Dazu zählen insbesondere Daten im Rahmen einer Nutzungsvereinbarung oder Auftragserteilung bzw. Daten, die in Ihrer E-Mail an die Stadt Köthen (Anhalt) übermittelt werden.

Weiterhin verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer hoheitlichen Tätigkeit ermitteln oder im Rahmen unserer vertraglichen Beziehungen von unseren Vertragspartnern oder anderen Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die
Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden oder sonstigen Dritten (z. B. Kreditauskunft) berechtigt übermittelt werden.

Konkret verarbeitet die Stadt Köthen (Anhalt) folgende personenbezogene Daten:

• Daten, die aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Abs. 1 c DSGVO) erhoben werden (z. B. Meldedaten). Dazu gehören insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Angaben zu Kindern, biometrische Passdaten.
• Stammdaten aus dem Kundenverhältnis (z. B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Bankverbindung),
• Daten im Zusammenhang mit der Durchführung eines Vertrags oder einer Auftragserteilung (Artikel 6 Abs. 1 b DSGVO), steuerrelevante Daten (z. B. in Bezug auf Grund-, Gewerbe- oder Hundesteuer),
• Korrespondenz (z. B. Schriftverkehr oder E-Mail-Verkehr),
• Daten für Informationsflyer der Stadt Köthen (Anhalt) und
• Log- und Protokoll-Daten, die bei der Benutzung der Dienst-Angebote der Stadt Köthen (Anhalt) anfallen, wie z. B. beim Besuch unserer Internet-Seite www.koethen.de, zum Zweck des Missbrauchsschutzes und zur Sicherstellung der IT-Sicherheit.

Wofür werden Ihre Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage geschieht das?

Die Stadt Köthen (Anhalt) verarbeitet Ihre Daten:

• mit Ihrer Einwilligung für den oder die von der Einwilligung umfassten Zweck oder Zwecke auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a DSGVO,
• wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, erforderlich ist, Grundlage ist der Art. 6 Abs. 1 b DSGVO,
• wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer die Stadt Köthen (Anhalt) betreffenden rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, Grundlage ist der Art. 6 Abs. 1 c DSGVO,
• wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die lebenswichtigen Interessen einer anderen natürlichen Person zu schützen, Grundlage ist der Art. 6 Abs. 1 d DSGVO,
• wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer der Stadt Köthen (Anhalt) übertragenen Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Grundlage ist der Art. 6 Abs. 1 e DSGVO,
• wenn die Verarbeitung auf der Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen der Stadt Köthen (Anhalt) oder der berechtigten Interessen Dritter erfolgt, Grundlage ist der Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Dies erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Anfertigung von Informationsflyern der Stadt Köthen (Anhalt),
  • Durchführung von mit Ihnen abgestimmten Werbe- und Bürgerinformationsaktionen der Stadt Köthen (Anhalt) und verwaltungstechnische Verfahren im Wirkungskreis der Stadt Köthen (Anhalt).

Das Interesse der Stadt Köthen (Anhalt) an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken (z. B. effiziente und bürgernahe Aufgabenerfüllung, Erfüllung von gesetzlichen Pflichten, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeitet die Stadt Köthen (Anhalt)Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur unter Wahrung der gesetzlichen Vorschriften und nur soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Ihre personenbezogenen Daten werden weder verkauft noch zu Werbungs- oder Marketingzwecken weitergegeben. Eine Übermittlung an Dritte findet lediglich statt, wenn Sie der Stadt Köthen (Anhalt) zuvor eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, dies zur Abwicklung der von Ihnen erteilten Aufträge notwendig ist oder die Stadt Köthen (Anhalt) zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet ist.

Innerhalb der Stadt Köthen (Anhalt) erhalten diejenigen Beschäftigten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben im Rahmen der Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

• von der Stadt Köthen (Anhalt) eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für die Stadt Köthen (Anhalt) verarbeiten und
• öffentliche Stellen, Ämter und Institutionen (z. B. Landkreis Anhalt- Bitterfeld, Ermittlungs- oder Finanzbehörden, Landes- und Bundesbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Gerichte aller Gerichtszweige, Kreditinstitute, Statistikämter, Sozialämter, Gesundheitsämter, Jobcenter usw.) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass es sich vereinzelt bei unserer Geschäftsbeziehung um ein Dauerschuldverhältnis handelt, welches auf Jahre angelegt ist (z.B. bei Miet-, Pacht- und Leihverträgen, bei Arbeitsverträgen oder bei Leistungs- und Wartungsverträgen).

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus der Abgabenordnung (AO) ergeben können (Fristen in der Regel 2 bis 10 Jahre).
• Erhaltung von Beweismittel im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

Darüber hinaus unterliegt die Stadt Köthen (Anhalt) verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Die vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die Stadt Köthen (Anhalt) übermittelt generell keine personenbezogenen Daten an Empfänger in Drittländern außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Welche weiteren Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz - BDSG), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Eine erteilte Einwilligung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist freiwillig und kann jederzeit uns gegenüber für die Zukunft widerrufen werden (Artikel 7 Abs. 3 DSGVO).

Besteht für Sie die Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Vertrages erforderlich sind oder zu deren Erhebung die Stadt Köthen (Anhalt) gesetzlich verpflichtet ist.

Ohne diese Daten wird die Stadt Köthen (Anhalt) in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrags ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Insbesondere ist die Stadt Köthen (Anhalt) nach geltenden Vorschriften verpflichtet, z. B. Daten nach dem Meldegesetz zu erheben. Sollten Sie der Stadt Köthen (Anhalt) die notwendigen Informationen und
Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, darf die Stadt Köthen (Anhalt) den von Ihnen gewünschten Vertrag nicht abschließen bzw. keine angeforderten Unterlagen (z.B. Bescheinigungen) erstellen.

Inwieweit gibt es eine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Begründung und Durchführung eines Vertrages nutzt die Stadt Köthen (Anhalt) grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollte die Stadt Köthen (Anhalt) dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden Sie hierüber gesondert informiert, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Inwieweit werden Ihre Daten für die Profilbildung genutzt?

Die Stadt Köthen (Anhalt) verarbeitet grundsätzlich keine personenbezogenen Daten automatisiert, mit dem Ziel bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. Profiling gemäß Art. 4 DSGVO).

Welche Widerspruchsrechte haben Sie? (Art. 21 DSGVO)

a) einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, wird die Stadt Köthen (Anhalt) Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die Stadt Köthen (Anhalt) kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

b) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

Die Stadt Köthen (Anhalt) kann Ihre Daten im Rahmen der zwischen uns getroffenen Vereinbarungen auch für Direktwerbung verarbeiten. Sie haben das Recht jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die Stadt Köthen (Anhalt) Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen. Unsere Kontaktdaten finden Sie im Impressum.

Christina Buchheim
Bürgermeisterin